FAQ für Behörden

Pdf-Format zum Herunterladen (2019)

• Anleitung für Anbieter*innen
• Anleitung für Behörden

Video-Tutorials (2021)

• Video-Tutorial für Anbieter*innen
• Video-Tutorial für Behörden (EN)
• Video-Tutorial für Besucher*innen

Als Behörde erhalten Sie von uns Ihre Zugangsdaten. Bitte merken Sie sich Ihre Zugangsdaten für die weitere Nutzung der Datenbank. Sie können sich jetzt über „Login“ rechts oben in der Ecke anmelden: Registrierung als Behörde.

Klicken Sie rechts oben in der Ecke bei „Login“ auf „Passwort vergessen“. Hier können Sie durch Angabe Ihres Benutzernamens und Ihrer E-Mail-Adresse anfordern Ihr Passwort zurückzusetzen. Ihnen wird dann an die E-Mail-Adresse ein Link zugesendet, über welchen Sie sich ein neues Passwort definieren können.

Sollten Sie Ihren Benutzernamen vergessen haben, klicken Sie auf „Benutzernamen vergessen“ und geben Ihre E-Mail-Adresse an. Ihnen wird dann an die E-Mail-Adresse Ihr Benutzername zugesendet.

Die E-Mail-Adresse muss derjenigen entsprechen, die Sie bei der Registrierung angegeben haben. Haben Sie keinen Zugang mehr zu der E-Mail-Adresse? Dann kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen beim Zurücksetzen Ihres Passworts.

Klicken Sie im Menü auf „Benutzerdaten“. Hier können sie Ihre Zugangsdaten (Benutzername, E-Mail, Passwort) und Haupt-Adresse Ihrer Behörde ändern. Über „Login-Daten verwalten“ können Sie auch weitere Logins erstellen, wenn Sie Ihr Anbieter*innen-Konto mit mehreren Mitarbeiter*innen nutzen möchten.

Klicken Sie im Menü auf „Anbieter*innen verwalten“. Hier können Sie nach Anbieterstatus filtern. Standardmäßig werden Ihnen alle neuen Anbieter*innen zuerst angezeigt. Klicken Sie auf den Namen der Anbieter*in. Sie sehen zunächst die Verkaufs-Adresse sowie die interne Kontakt-Adresse (für eventuelle Rückfragen).

Unter dem Punkt „Zulassung“ finden Sie das Öko-Zertifikat. Anbieter*innen müssen bei der Registrierung ein gültiges Zertifikat in Form einer PDF-Datei hochladen oder eine Verlinkung zu BioC (www.bioc.info) herstellen. Darüber hinaus sind die Anbieter*innen verpflichtet, das Zertifikat auf dem neusten Stand zu halten und werden von uns regelmäßig erinnert, sobald das Gültigkeitsdatum überschritten wurde. Wenn Sie jedoch bei der Evaluierung neuer Anbieter*innen feststellen, dass das Zertifikat nicht mehr gültig ist, bitten wir Sie, die Anbieter*in über die interne Kontakt-Adresse oder über dem Menüpunkt „Nachrichten“ zu kontaktieren, bevor Sie die Anbieter*in akzeptieren.

Unter dem Punkt „Status“ können Sie die Anbieter*in akzeptieren/ablehnen oder den Status auf „In Bearbeitung“ setzen.

Klicken Sie im Menü auf „Anbieter*innen verwalten“.Hier können Sie nach bereits akzeptierten oder abgelehnten Anbieter*innen filtern oder direkt nach dem Unternehmensnamen suchen. Klicken Sie auf den Namen der Anbieter*in. Unter dem Punkt „Status“ können Sie jederzeit Ihre Entscheidung zu bereits akzeptierten/abgelehnten Anbieter*innen rückgängig machen.

Klicken Sie im Menü auf „Anbieter*innen verwalten“. Hier können Sie nach Anbieterstatus filtern. Standardmäßig werden Ihnen alle neuen Anbieter*innen zuerst angezeigt. Klicken Sie auf den Namen der Anbieter*in. Sie sehen zunächst die Verkaufs-Adresse sowie die interne Kontakt-Adresse (für eventuelle Rückfragen).

Unter dem Punkt „Zulassung“ finden Sie das Öko-Zertifikat, entweder in Form einer PDF-Datei oder als Verlinkung zu BioC (www.bioc.info).

Um Anbieter*innen zu kontaktieren können Sie das interne Kommunikations-Tool der Datenbank nutzen. Klicken Sie hierfür im Menü auf „Nachrichten“. Klicken Sie dann auf „Beginne neues Gespräch“ und wählen Sie die Anbieter*in aus der Dropdown-Liste aus. Sie können auch mit anderen nationalen Behörden Kontakt aufnehmen. Neue Nachrichten werden in Klammern direkt im Menü hinter „Nachrichten“ angezeigt (Bsp.: Nachrichten (1)). Bitte beachten Sie, dass Ihre Gesprächspartner*in nicht per Mail benachrichtigt wird.

Wenn Sie die Anbieter*in per E-Mail kontaktieren möchten, finden Sie die Kontakt-E-Mail-Adresse im Menü unter „Anbieter*innen verwalten“.

Neue Angebote müssen von der jeweiligen nationalen Behörde geprüft werden, bevor diese in der nationalen Datenbank erscheinen. Klicken Sie hierfür im Menü auf „Angebotsverwaltung“. Hier finden Sie neue, noch nicht bearbeitete, Angebote. Durch Klicken auf das Fragezeichen erhalten Sie weitere Informationen zu dem Angebot und der Sorte.

Sie können ein Angebot entweder annehmen oder ablehnen, indem Sie auf den Hacken oder das Kreuz klicken. Bei Unsicherheiten und formalen Fehlern sollte die Anbieter*in kontaktiert werden. Falls Sie ein Angebot ablehnen, geben Sie bitte einen Grund und eine Kontakt-E-Mail-Adresse für eventuelle Rückfragen von Seitens der Anbieter*in an. Bei der Evaluierung sollte darauf geachtet werden, dass nur offiziell zugelassene Sorten mit gültiger Sortenbezeichnung in der Datenbank eingetragen werden, sowie der Züchter und Züchtungsmethode richtig ausgewählt wurden. Diese Daten können nur vom Admin der Datenbank korrigiert werden. Nehmen Sie also bitte Kontakt mit uns auf!

Nur relevant für OXS-Länder: Jede Sorte muss einer Sortengruppe zugeordnet werden. Wenn die Sorte zu dem entsprechenden Angebot in Ihrem Land noch keiner Sortengruppe zugeordnet wurde, müssen Sie dies tun, bevor Sie das Angebot annehmen oder ablehnen können. Hierfür klicken Sie auf das Ausrufezeichen. Sie finden dort die empfohlene Sortengruppe der Anbieter*in. Sie können diese übernehmen oder eine andere Sortengruppe auswählen. Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Sortengruppen auszuwählen oder neue Sortengruppe anzulegen. Sobald Sie die Sortengruppen gespeichert haben, gelangen Sie zurück zur Übersicht um das Angebot anzunehmen oder abzulehnen. Falls Sie keine empfohlene Sortengruppe finden, heißt dass, das Sie für diese Art noch keine Sortengruppe erstellt haben (lesen Sie auch „Wie erstelle/ändere ich Sortengruppen und deren Einstufung?“)

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Bei Futtermischungen sind Anbieter*innen verpflichtet sowohl den biologischen Anteil durch eine Prozentzahl im Namen (z.B. „Tolle Mischung, 80% Bio“) anzugeben. Zudem müssen alle Komponenten der Mischung mit Prozentangaben und Status (ökologisch, konventionell, in Umstellung) angegeben werden. Diese befinden sich in den Lieferinformationen eines Angebots und können eingesehen werden, indem Sie auf das Fragezeichen neben dem entsprechenden Angebot klicken.

Klicken Sie im Menü auf „Bereits bearbeitete Angebote“. Hier können Sie nach akzeptierten/abgelehnten Angeboten filtern bzw. suchen. In der angezeigten Tabelle unter „Bewertung“ finden Sie Ihre Bewertung und können diese redigieren, indem Sie auf den Hacken bzw. das Kreuz klicken.

Sie haben die Möglichkeit Angebote bestimmter Anbieter*innen automatisch zu akzeptieren. Klicken Sie hierfür im Menü auf „Anbieter*innen verwalten“. Hier können Sie nach bereits akzeptierten Anbieter*innen filtern oder direkt nach dem Unternehmensnamen suchen. Klicken Sie auf den Namen der Anbieter*in. Unter „Angebote automatisch akzeptieren“ können Sie alle Kategorien oder einzelne Kategorien ankreuzen, von denen Sie die Angebote automatisch akzeptieren möchten. Klicken Sie anschließend auf „Akzeptierte aktuelle und zukünftige Angebote“.

Beachten Sie, dass von der Anbieter*in neu eingetragene Sorten trotzdem von Ihnen evaluiert werden müssen, da die Sortenangaben (Sortenname, Züchter, Züchtungsmethode) und Sortengruppe (für OXS-Länder) überprüft werden müssen.

Klicken Sie im Menü auf „Angebotsverlauf“. Hier finden Sie alle Änderungen, die im Zusammenhang mit den Angeboten stehen. Sie können sich den Angebotsverlauf in einem bestimmten Zeitraum/Zeitpunkt anzeigen lassen oder direkt nach einer Sorte suchen. Sie finden Änderungen bezüglich des Erstelldatums, Ihrer Behördenfreigabe (genehmigt, abgelehnt), ob die Verfügbarkeit oder Sichtbarkeit (Archivierung) eines Angebots verändert wurde, sowie sämtliche Änderungen der Stammdaten eines Angebots (Form, Qualität, Status, Zertifizierung, Lieferinformationen).

Klicken Sie im Menü auf „Angebotsexport“. Hier können Sie einen Export von verfügbaren oder nicht verfügbaren Angeboten zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellen. Es wird eine csv-Tabelle mit Angaben zur den Anbieterdaten, Art, Sortenname, Züchter und Züchtungsmethode, Form, Qualität, Zertifizierung, Status, Lieferinformationen (mit Angaben zu Gemengepartner bei Mischungen), Menge (optional), Erstellungsdatum und letztes Änderungsdatum generiert.

Diese Tabelle enthält alle, von der europäischen Kommission geforderten Informationen. Für Länder, die über keine automatische Schnittstelle (API) zur nationalen Datenbank verfügen, kann diese Tabelle verwendet werden, um sie manuell in die nationale Datenbank hochzuladen.

In der Datenbank werden mehrere Arten einer Kategorie zugeordnet (z. B. Gurke der Kategorie Gemüse). Eine Art kann in mehrere Sortengruppen unterteilt werden (z.B. Gurken für Freiland und Gurken für Glas/Folie). Hinweis: Je nach Landessprache werden unterschiedliche Bezeichnungen für Sortengruppen (Artengruppe, Unterkultur, etc.) verwendet.

Sortengruppen sind wichtig für OXS-Länder wichtig. Nationale Behörden, die organicXseeds als nationale Datenbank nutzen, müssen Sortengruppen erstellen und diese, je nach Verfügbarkeit von ökologischem Material, in die Kategorien I-III einstufen. Die Einstufung erfolgt also auf Sortengruppen-Ebene. Jede Sorte, die von einer Anbieter*in angelegt wird, muss einer Sortengruppe zugeordnet werden. Falls eine Art nicht weiter unterteilt wird, muss trotzdem mindestens eine Sortengruppe angelegt werden. Diese wird dann z.B. "Allgemein" oder "nicht spezifiziert" genannt.

Für Länder, die eine andere nationale Datenbank als organicXseeds verwenden, ist die Erstellung von Sortengruppen nicht erforderlich. Sorten werden lediglich einer Art zugeordnet. Die folgenden Fragen zur Erstellung von Sortengruppen und deren Einstufung sowie der Zuordnung von Sorten zu Sortengruppen sind somit nicht relevant.

Nur relevant für OXS-Länder: Klicken Sie im Menü auf „Sortengruppen verwalten“. Hier können Sie nach einer bestimmten Art suchen. Es werden alle Sortengruppen dieser Art, sowie deren Einstufung (Kategorie I-III) angezeigt. Durch Klicken auf „Bearbeiten“ neben einer Sortengruppe können Sie deren Denominierung und Einstufung ändern oder eine Sortengruppe deaktivieren. Hinweis: Wenn Sie eine Sortengruppe deaktivieren, werden die zugeordneten Sorten in organicXseeds nicht mehr angezeigt. Sie müssen die Sorten daher einer neuen Sortengruppe zuordnen (siehe „Wie ändere ich die Zuordnung einer Sorte zu einer Sortengruppe?“).

Durch Klicken auf „Neue Sortengruppe“ können Sie eine Neue erstellen. Wenn Sie eine Sortengruppe erstellen, ergänzen Sie bitte die Übersetzung ins Englische, um es ausländischen Anbieter*innen zu erleichtern, ihre Angebote in Ihrer nationalen Datenbank zu platzieren.

Sie können neue Sortengruppen auch direkt im Menü unter „Angebotsverwaltung“ erstellen. Falls eine neue Sorte in Ihrer nationalen Datenbank eingestellt wird, wird Ihnen das in der Angebotsverwaltung durch ein Ausrufezeichen angezeigt. Bevor Sie das Angebot akzeptieren/ablehnen können, müssen Sie die Sorte einer Sortengruppe zuordnen. Klicken Sie dafür auf das Ausrufezeichnen neben dem entsprechenden Angebot. Bei der Erstellung der neuen Sorte, müssen Anbieter*innen Ihnen eine Sortengruppe (von den bereits existierenden Sortengruppen) empfehlen, um Ihnen die Bewertung zu erleichtern. Sie haben dann die Möglichkeit, diese Sortengruppe zu übernehmen oder eine andere auszuwählen. Wenn Sie feststellen, dass eine weitere Unterteilung der Art in Sortengruppen notwendig ist, können Sie eine neue Sortengruppe anlegen, indem Sie auf „Neue Sortengruppe anlegen“ klicken. Falls Ihnen keine Sortengruppe empfohlen wurde, bedeutet dies, dass die Art noch in keine Sortengruppe unterteilt wurde. In diesem Fall müssen Sie auf jeden Fall eine neue Sortengruppe anlegen.

Nur relevant für OXS-Länder: Klicken Sie im Menü auf „Sortenverwaltung“. Hier haben Sie die Möglichkeit nach einer Sorte zu suchen und diese einer Sortengruppe zuzuordnen. Durch Klicken auf „Bearbeiten“ neben der Sorte wird Ihnen die zugeordnete Sortengruppe(n) angezeigt. Sie haben die Möglichkeit eine andere oder zusätzliche Sortengruppe auszuwählen oder direkt eine neue Sortengruppe zu erstellen.